Bezoekadres

Koninginnelaan 16A
3762 DE Soest

Openingstijden

Maandag t/m vrijdag: 09.00 - 17.00 uur
Zaterdag: 10:00 - 13.00 (maart t/m mei)

Bezoek alleen mogelijk op afspraak

Meet the Team: Hoe boeken wij jouw droomreis?

Door: Shanne Bax

Je bent er klaar voor! Na wikken en wegen, plannen en fantaseren liggen jouw vakantieplannen vast! Maar hóe wordt jouw droomreis door ons samengesteld, geboekt en hoe zorgt ons team ervoor dat jij een onvergetelijke reis tegemoet gaat? Ik neem je mee in ons boekingsproces. Maak je klaar voor een dagje achter de schermen bij IJsland Tours.

Om team is elke dag weer bezig met het allerleukste werk, het samenstellen van prachtige reizen. Of je nu gekozen hebt voor één van onze routes die je op de website kunt vinden, of een volledig programma op maat. We gaan tot het uiterste om jouw reis tot een succes te maken.

Het begint allemaal met een plan, en het maakt niet uit hoe deze ontstaat. Of je nu exact weet wat je wilt of je wilt graag wat meer advies over de plekjes die je absoluut niet mag missen, we beginnen met een plan. Als het plan uitgewerkt is en klaar is om geboekt te worden gaan we aan de slag. Het boeken van alle elementen van de reis is iets wat wij allemaal zelf doen. Dat wil zeggen, wij hebben dagelijks contact met onze hoteliers, autoverhuurder, excursiepartners en luchtvaartmaatschappijen om precies dát in te kunnen boeken wat wij in gedachten hebben. Dit doen wij al ruim 25 jaar zo en in deze tijd hebben wij onze favoriete plekjes ontdekt. Specifieke wensen doorgeven vinden wij juist fijn. Wil je graag kleinschalig en knus of liever strak en modern? We weten precies wat we kunnen boeken!

Het begint allemaal met de vlucht, in de meeste gevallen dan. Als het vluchtschema eenmaal geboekt staat is dat gedeelte alvast klaar: check! Op naar de hotels… Naar aanleiding van de route die gereden gaat worden, in het geval van een autoreis op IJsland bijvoorbeeld, gaan wij kijken welke hotels en/of guesthouses het beste op de route liggen. Is dat ene leuke plekje wel goed aan te rijden in deze route? Wordt de dagafstand niet te lang, en is de volgorde van highlights bezoeken nog wel logisch bij het boeken van dit hotel? Dit zijn vragen die we ons elke dag weer stellen.

Werken op locatie vinden wij ook geen probleem

Omdat we alle hoteliers zelf benaderen en geen agent op IJsland dit werk voor ons laten doen kan het soms iets langer duren. Zeker kleinschalige guesthouses reageren niet altijd even snel als een hotel wat bij een keten hoort bijvoorbeeld. Hoe dit komt? Een groter hotel beschikt vrijwel altijd over een (24/7) bemande receptie, de mensen die hier werken zijn vaak ook degenen die de hotelreserveringen maken, waardoor je dus relatief snel antwoord hebt. De eigenaresse van een guesthouse is ’s ochtends druk in de weer met het voorbereiden van het ontbijt. Zal vervolgens assisteren bij het uitchecken en de kamerschoonmaak. En als iedereen ’s avonds genoten heeft van haar ‘home-cooked’ diner gaat ze achter de computer zitten om “de volgende” gasten in te boeken.

Langzaam maar zeker begint de reis al goed vorm te krijgen. Boek je op tijd je reis, dat wil zeggen, van oktober t/m december? Dan is de kans groot dat we binnen ‘no-time’ de gehele reis aan je kunnen bevestigen. Boek je midden in de drukste tijd van het jaar? Dan kan het allemaal iets langer duren. Denk hierbij aan 1 week/10 dagen versus 2 tot 3 weken. De maanden januari t/m maart zijn niet alleen bij ons op kantoor, maar ook op IJsland hoogtijdagen voor wat betreft het maken van reserveringen. Hoe later je boekt, hoe meer er al volgeboekt zal zijn. Ben jij op zoek naar kleinschalige en knusse guesthouses? Zorg dan dat je op tijd bent! Want voor je het weet zijn de 10 kamers die de hotelier onder zijn hoede heeft, niet meer beschikbaar.

De gewenste excursies kunnen het beste direct bijgeboekt worden, ook al is dit niet altijd noodzakelijk. Waarom? Ik zeg zelf altijd: als je al weet dat je het wilt doen, dan kun je er maar beter op tijd bij zijn. En een andere, niet onbelangrijke reden is dat we ook rekening houden met excursiewensen tijdens het boeken van de hotels. Het kan zomaar zijn dat je een excursie wilt inplannen waardoor een verblijf aan de noordzijde van het meer van Mývatn véél handiger is dan de zuidzijde. Weten wij op voorhand welke tours je wilt inplannen, dan kunnen we de hotels hierop aanpassen. Op die manier gaat de reis natuurlijk op rolletjes lopen.

Excursies zijn vervolgens wel één van de laatste elementen van de reis die we boeken. Met name omdat we eerst zeker willen weten dat we voor elke nacht een bed geboekt hebben staan, op de locatie die wij prefereren. We gaan vervolgens kijken welke excursies er bijgeboekt mogen worden en wanneer deze het beste ingepland kunnen worden. Wil je bijvoorbeeld een boottocht op het ijsbergenmeer én een gletsjerwandeling in deze regio inboeken? Dan kijken wij na of het mogelijk is dit niet op één dag te “proppen”. Hoewel dit vaak wel kan, is het in de meeste gevallen een stuk relaxter om dit soort highlights van de reis te spreiden. We houden hierbij ook rekening met reistijd en de starttijd van de excursie. Als we deze tour om 12:00 uur boeken, heeft onze reiziger ’s ochtends dan nog voldoende tijd voor de highlights die ze onderweg tegen gaat komen? Is het antwoord nee? Dan boeken we de tour om 14:00 uur.

Last but not least boeken we de auto. Je zou denken: hoe kan dat nou? Het is zo’n belangrijk onderdeel van de reis? Ja dat klopt, maar een auto is iets wat we áltijd bevestigd kunnen krijgen. Onze verhuurder werkt met categorieën, bijvoorbeeld een categorie F. Dit is een Toyota RAV of gelijkwaardig. Er vallen dus altijd meerdere types onder 1 categorie, waardoor wij een auto áltijd kunnen regelen.

En dan krijg je dat telefoontje waar je zo naar uitgekeken hebt. “Hallo met IJsland Tours, je reis kan bevestigd worden!”

Over Shanne Bax
Het fijne van ons werk als specialist, is dat je volledig op kunt gaan in alle 'ins' en 'outs' van onze geliefde bestemmingen. Sinds 2013 doe ik dit dan ook vol overgave. Mijn favoriet...? Een cruise rond Spitsbergen is een onvergetelijke ervaring!

Alle blogs van Shanne